Dowiedz się, czym jest księga rekordów korporacyjnych

Dowiedz się więcej o księdze rekordów firmowych, dlaczego ważne jest prowadzenie rejestrów, co należy uwzględnić i kto jest odpowiedzialny za aktualizację książki.

Dowiedz się, czym jest księga rekordów korporacyjnych

Rejestry korporacyjne są to rejestry, które amerykańska korporacja musi prowadzić w celu wykazania, że funkcjonuje w sposób wymagany przez Internal Revenue Service oraz przepisy prawa stanu, w którym firma jest zarejestrowana (utworzona jako podmiot gospodarczy).

Czym jest księga rekordów korporacyjnych

Niektóre korporacje posiadają korporacyjną “książkę”, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty. W innych przypadkach rejestry firmowe są przechowywane online lub w szafce z plikami. Dokumentacja powinna znajdować się w jednym miejscu i być dostępna, jeśli Służba Skarbowa przeprowadzi audyt Twojej firmy.

Możesz również przechowywać dokumentację firmową “w chmurze”, ale może ona zawierać informacje poufne i procesy zastrzeżone, więc upewnij się, że Twój serwer jest bezpieczny. Susan Ward, ekspert Small Business-Canada, ma świetny artykuł o zarządzaniu dokumentami, który może pomóc w tym projekcie.

Dlaczego dokumentacja korporacyjna jest niezbędna

Dokumentacja korporacyjna jest potrzebna do wykazania, że spółka funkcjonuje prawidłowo, zgodnie z wymaganiami Internal Revenue Service, do wykazania, że spółka jest oddzielnym podmiotem i do utrzymania korporacyjnej ochrony przed odpowiedzialnością.

W jaki sposób tworzone są rejestry korporacyjne i kto przechowuje te rejestry

Dokumentacja korporacyjna jest generowana przez zarząd Twojej firmy. Rada nadzorcza tworzy dokumenty, takie jak statut spółki i raporty roczne. Zarząd tworzy również i redaguje dokumenty, takie jak wnioski i protokoły w trakcie posiedzeń zarządu.

Sekretarz korporacyjny jest zwykle wyznaczony do przechowywania wszystkich dokumentów korporacyjnych. Oczywiście, wszystkie dokumenty muszą być podpisane, a wszelkie podejmowane działania muszą posiadać dokumentację. Jeśli korporacja posiada udziały w kapitale zakładowym, sekretarz korporacyjny (zazwyczaj biuro tej osoby) prowadzi rejestr własności akcji. Sekretarz spółki zwołuje również roll na każdym posiedzeniu zarządu, odnotowując, którzy członkowie zarządu są obecni i nieobecni.

Prowadzenie rejestru uchwał Zarządu

Rady korporacyjne zatwierdzają ogólne zasady polityki i uchwały (decyzje) i nie angażują się w codzienne podejmowanie decyzji biznesowych. Jednym z najważniejszych działań rady nadzorczej spółki jest podejmowanie uchwał. Uchwały są w zasadzie dokumentami, które rejestrują decyzje rady nadzorczej. Uchwały rady nadzorczej mogą być podejmowane w wielu sprawach, w tym:

  • Zapisy głównych transakcji korporacji
  • Zatwierdzanie kontraktów
  • Zapisy sprzedaży lub zakupu nieruchomości (gruntów i budynków)
  • Zatrudnianie lub zwalnianie dużej liczby pracowników
  • Ekspansja na nowy rynek lub nową lokalizację

Wszystkie te decyzje i więcej muszą być rejestrowane.

Jakie inne rekordy powinny być włączone

  • Twój Statut Spółki i wszelkie artykuły zmieniające niniejszy dokument. Artykuły te są składane w twoim stanie, ale nadal potrzebujesz kopii oryginału i wszystkich zmian.
  • Regulamin korporacyjny. Regulaminy są zasadami przewodnimi regulującymi pracę rady dyrektorów korporacji. Regulamin zawiera obowiązki członka zarządu, informacje o dorocznym posiedzeniu oraz o tym, w jaki sposób zarząd ustala politykę i głosy.
  • Protokoły ze wszystkich zgromadzeń akcjonariuszy i dyrektorów, w tym z dorocznego zgromadzenia
  • Sprawozdania roczne
  • Rejestr akcji w celu śledzenia transakcji giełdowych i własności akcji.
  • Uchwały w sprawach gospodarczych i podatkowych
  • Uchwały w sprawie zatrudniania i mianowania
  • Dyrektor ds. rozwiązywania konfliktów interesów
  • Uchwały w sprawie pożyczek dla i przez przedsiębiorstwo
  • Uchwały dotyczące świadczeń pracowniczych i programów emerytalnych
  • Uchwały w sprawie dywidendy akcyjnej

Postępuj zgodnie z prawem stanowym w tworzeniu zarządu i prowadzeniu dokumentacji

Kiedy zakładasz swoją korporację, będziesz musiał sprawdzić wraz ze swoim państwem, aby upewnić się, że stosujesz się do państwowych wytycznych dotyczących organizacji i prowadzenia swojej korporacji. Wszystkie stany mają specjalne przepisy regulujące działalność korporacji. Aby uzyskać więcej informacji, należy skontaktować się z sekretarzem stanu lub adwokatem.

Like this post? Please share to your friends:
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: