Jak czytać i zatwierdzać zlecenie bankietu (BEO)

Zamówienie na imprezę bankietową (BEO) jest pisemną umową określającą w zarysie żywność i napoje, sprzęt audiowizualny, aranżację sali, personel i inne potrzeby związane z imprezą.

Czym jest zlecenie bankietowe (BEO)?

Jest to klucz do udanego wydarzenia

Obiekty chcą mieć pewność, że duże imprezy odbędą się bez przeszkód lub, jeśli jest autostop, chcą mieć pewność, że nie jest to ich wina. Mając to na uwadze, tworzą starannie wykonane zlecenia bankietowe (BEO), które koordynatorzy imprez muszą podpisać. Choć może być trudno pozwać, jeśli BEO nie jest przestrzegane do listu, jest to do wszystkich intencji i celów umowy prawnej; na pewno, należy go dokładnie przeczytać, zanim zostanie podpisany.

Czym jest zlecenie bankietowe (BEO)?

Prawie każda duża impreza zaplanowana w hotelu lub w obiekcie specjalnym wymaga zamówienia na imprezę bankietową lub BEO, co jest umową, która opisuje każdy szczegół imprezy. Jeśli jesteś planistą imprezy, będziesz chciał zapoznać się z BEO tak, abyś mógł zapewnić, że wszystkie szczegóły są prawidłowo ujęte.

Umowa jest często nakreślona na formularzu, który zawiera szczegółowe informacje dotyczące wyboru żywności i napojów, materiałów audiowizualnych, aranżacji sali, w tym elementów stolików, wymagań kadrowych i wszystkich innych elementów związanych z wydarzeniem. BEO zawiera listę kosztów, które będziesz musiał ponieść.

Umowa najprawdopodobniej obejmuje „bloki” informacji w ramach podpozycji, takie jak dane kontaktowe, harmonogram, ustalenia dotyczące żywności i napojów, aranżacja pomieszczenia, materiały audiowizualne, warunki i zasady oraz bloki podpisów.

Odczytanie zlecenia zdarzenia bankietowego

Chociaż jest oczywiste, że musisz przeczytać BEO i zgodzić się na warunki określone w umowie, upewnij się, że przeczytałeś również drobny druk. Upewnij się, że jesteś w pełni poinformowany o tym, na co się zgadzasz, w tym o wszystkich kosztach.

Sprawdź, czy w części ogólnej BEO przedstawione są następujące informacje

  • Informacje kontaktowe na miejscu, w tym numer telefonu komórkowego
  • Wykorzystanie przestrzeni na dzień imprezy (sprawdź dokładnie, czy wspomniane przestrzenie są przestrzeniami, które faktycznie odwiedziłeś)
  • Godziny ustawiania, rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia
  • Łączna oczekiwana liczba gości

Ustalenia dotyczące żywności i napojów

Część BEO będzie poświęcona aranżacji żywności i napojów. Chcesz mieć pewność, że poniższe informacje są szczegółowo opisane w tej sekcji:

  • Całe menu, w tym wszystkie kursy
  • Każdy element w formie bufetu oraz sposób ustawienia i umiejscowienia każdej stacji w pomieszczeniu
  • W jaki sposób obiekt zamierza zaspokoić potrzeby gości, którzy mają szczególne obawy żywieniowe (np. dieta bezglutenowa lub wegetariańska)
  • Czasy serwisowe
  • Specjalne pozycje dotyczące obsługi, takie jak wino i woda gazowana na stołach
  • Podział wszystkich cen żywności
  • Szczegółowy wykaz alkoholi, marek alkoholi i piw dostępnych w barze

Konfiguracja pokoju

BEO powinno w szczególności nakreślić cały układ pomieszczenia. Obejmuje:

  • Umieszczanie tabel
  • Liczba miejsc siedzących na stół
  • Umieszczanie stacji benzynowych
  • Lokalizacja rozrywki (i szczegóły dotyczące zakwaterowania animatorów, w stosownych przypadkach, w tym przechowywanie sprzętu, dostęp do żywności i napojów, zmiana przestrzeni itp.)
  • Położenie prętów

Niektóre BEO mogą nawet zawierać schemat konfiguracji pomieszczenia.

Audio Visual i Outside Vendors

Czasami na BEO będą pojawiać się uzgodnienia audiowizualne, ale ponieważ wiele obiektów zleca usługi av stronom trzecim, może być również oddzielna umowa. Jeśli jest ona zawarta w BEO, przed podpisaniem umowy należy upewnić się, że wszystkie szczegóły zostały sfinalizowane.

Warunki umowy

Wszystkie umowy, w tym BEO, zawierają warunki, których należy przestrzegać. Przed podpisaniem dokumentu upewnij się, że znasz wszystkie warunki i zasady. Na przykład, jakie są warunki umowy w przypadku odwołania? W jaki sposób będą rozstrzygane spory, jeśli np. gość poślizgnie się i upadnie?

Ważne jest, aby przed podpisaniem umowy z klientem zadawać wszelkie pytania kierownikowi obiektu i potwierdzić jego dane. Po podpisaniu BEO, jest to wiążąca umowa.

Soba Katura

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: