Jak napisać raport o wydatkach biznesowych (z próbką)

Raporty o wydatkach służbowych śledzą wydatki na podróże, szkolenia, rozrywkę i inne wydatki. Dowiedz się, dlaczego Twoja mała firma musi to zrobić.

Jak napisać raport o wydatkach biznesowych (z próbką)

Hero obrazy Getty Images Getty Images

Jeśli posiadasz małą firmę, prędzej czy później, będziesz musiał śledzić codzienne wydatki swojej firmy podczas budowania przedsięwzięcia od podstaw.

Może się to wydawać zbędne przy pierwszym rozpoczęciu działalności, ponieważ mniejsze wydatki kapitałowe mogą wydawać się nieistotne i mieć niewielki wpływ na Twój biznes. Ale im szybciej zaczniesz prowadzić raport o wydatkach biznesowych w regularnych odstępach czasu, tym mniej pracy masz do wykonania w sezonie podatkowym i w okresach, gdy kapitał operacyjny jest niski.

Czym jest raport o wydatkach biznesowych?

Jeśli nazwa jest jakąś wskazówką, raporty o wydatkach biznesowych wydają się być takie, jakby śledziły każdy cent wydany przez Ciebie w trakcie prowadzenia firmy, ale choć do pewnego stopnia jest to dla nas prawdą, to nie są one dokładnie takie same. Raporty o wydatkach to zasadniczo formularze, które stanowią sumę wszystkich pieniędzy wydanych na podróże, posiłki, zakwaterowanie, szkolenia, incydenty i rozrywkę, które pracownik lub właściciel firmy kupuje z własnej kieszeni, w przeciwieństwie do korzystania z wcześniej dostarczonego dziennika.

Formularz lub raport jest regularnie wypełniany (zazwyczaj miesięcznie lub kwartalnie), a następnie przekazywany do księgowego firmy, działu płatności lub właściciela. Po uzasadnieniu wydatków pokwitowaniem zakupu i zgodą firmy, osoba, która złożyła raport, otrzymuje czek na zwrot poniesionych wydatków.

Powody, dla których należy skorzystać z raportu kosztów działalności

Raporty o wydatkach mogą być żmudnym zadaniem, ale ostatecznie służą najlepszym interesom firmy w przypadku sporu finansowego lub audytu. Regularne składanie tych sprawozdań pozwala upewnić się, że Ty i Twoi pracownicy odpowiednio planują wydatki niezbędne do utrzymania bezpieczeństwa finansowego firmy, a także utrzymania morale i dobrej woli firmy.

Żaden pracownik (lub właściciel firmy) nie chciałby nigdy wykorzystać swoich osobistych funduszy do wykonania pracy, do wykonania której został zatrudniony za wynagrodzeniem. Tak więc prowadzenie i składanie raportów o wydatkach pozostawia wszystkie strony zaangażowane w lepszą sytuację finansową niż dopuszczenie, aby takie koszty były ponoszone przez pracownika lub właściciela, a nie przez firmę.

Jeśli jesteś soloprenerem lub jeśli prowadzisz mikroprzedsiębiorstwo, raporty o wydatkach mogą wydawać się głupie, ale ponownie, są one tak samo ważne dla Twojej firmy, jak dla pracownika korporacji takiej jak Apple czy Disney. Śledzenie, gdzie wydaje się fundusze na angażowanie się w działalność zawodową małej firmy, jest częścią kontroli fiskalnej firmy i powinno być wykorzystywane przy składaniu zeznań podatkowych, aby dokładnie rozliczyć, ile pieniędzy firma wydała w ciągu roku.

Jak sporządzić raport o wydatkach, który jest dostosowany do potrzeb Twojej firmy

Poszczególne branże mogą dyktować, jakie formularze raportów wydatków małych firm muszą zawierać, w oparciu o to, jakie koszty są standardem w prowadzeniu działalności gospodarczej w Twojej firmie. Na przykład, jeśli kilku pracowników jest w sprzedaży i oczekuje się, że od czasu do czasu zabiorą potencjalnych i uznanych klientów na lunch lub kolację, formularz raportu o wydatkach firmy powinien odzwierciedlać możliwość złożenia przez członka zespołu sprzedaży pokwitowania za jedzenie i rozrywkę oraz szczegóły dotyczące wydatków, tak aby mogli oni otrzymać zwrot kwoty wydanej na wyżywienie i posiłki dla klienta.

Dlatego wpis lub kod posiłków powinien być standardem w formularzu sprawozdania z wydatków Twojej firmy.

Innym przykładem skutecznego dostosowania raportów o wydatkach małych firm do Twoich potrzeb jest umożliwienie wprowadzenia kodu lub wpisu dedykowanego do opłat szkoleniowych lub konferencyjnych. W wielu gałęziach przemysłu, aby pozostać na szczycie nowych technologii, sesji burzy mózgów w ośrodkach analitycznych lub odnowień certyfikatów, konieczne jest utrzymanie konkurencyjności. Jeśli Twoja firma nie rozlicza się regularnie z takich imprez i warsztatów w rocznym budżecie, to włączenie tej opcji do spersonalizowanego raportu wydatków do zwrotu kosztów jest wygodnym i rozsądnym wyborem.

Szablony lub próbki ogólnych raportów o wydatkach biznesowych można łatwo znaleźć online, ale każdy mały biznes jest wyjątkowy i należy próbować modyfikować wszelkie szablony, aby odzwierciedlić swoje specyficzne potrzeby biznesowe. Czasami szablony te są tylko w drukowanym formacie papierowym, a inne są w formacie cyfrowym. Tak czy inaczej, pamiętaj, aby upewnić się, że wszystkie koszty wymagane do zwrotu kosztów są obsługiwane przez fakturę lub paragon. Jest to nie tylko solidna miara dla plików księgowych, ale może być również konieczne w przypadku konieczności przeprowadzenia audytu podatkowego.

Jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z raportu o wydatkach i nie możesz określić, czy chcesz skorzystać z formularza papierowego czy opcji online, zacznij od raportu papierowego, aż do momentu, gdy przyzwyczaisz się do wypełniania go przed przejściem do usługi w chmurze lub aplikacji cyfrowej.

Poniżej zamieszczono przykład podstawowego raportu dotyczącego kosztów działalności gospodarczej:

Szablon ten może być uproszczony, ale odzwierciedla minimum tego, co powinno być śledzone w raportach wydatków Twojej firmy, i może być łatwo zmodyfikowany, aby uwzględnić więcej kategorii lub różne wydarzenia. Pracownicy, którzy często podróżują na konferencje, bawią klientów lub uczestniczą w kilku warsztatach i sesjach szkoleniowych każdego roku, powinni mieć możliwość wpisania na każdym formularzu wszystkich swoich informacji za miesiąc (lub dłużej).

Jeśli powyższy szablon jest zbyt szczątkowy, proste wyszukiwanie online może ujawnić duży wybór papieru i cyfrowych opcji raportowania wydatków do wyboru. Jeśli jesteś zainteresowany usługami śledzenia wydatków w chmurze, firmy takie jak Procurify, Zoho Expense i Rydoo oferują popularne systemy, które sprawiają, że rejestracja wydatków jest prosta i intuicyjna.

Jak przejąć kontrolę fiskalną nad małym przedsiębiorstwem

Małe firmy właścicieli byłoby mądre, aby rozpocząć korzystanie z raportów wydatków, jak tylko są one w stanie w procesie uzyskiwania ich firmy off the ground. Oprócz zapewnienia Ci możliwość śledzenia, gdzie Twoja mała firma pieniądze idzie w danym momencie, pozwalają one przygotować się do sezonu podatkowego i pozostać przed audytem, jak również zapewnia pracowników czują się cenione wiedząc, że ich firma jest na pokrycie wydatków poniesionych podczas gdy oni byli skoncentrowani na wykonywaniu swoich zadań.

Udana firma to taka, w której kontrola fiskalna jest mocno zabezpieczona w rękach właściciela firmy, a ustanowiony system raportowania wydatków biznesowych może pomóc Ci to osiągnąć.

Like this post? Please share to your friends:
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: