Najlepsza droga do zrekompensowania pracownikom kosztów przebiegu

Craig Powell, CEO Motus.com, omawia najlepszy sposób zwracania kosztów pracownikom za prowadzenie floty lub własnych pojazdów dla Twojej firmy.

Jaka jest najlepsza droga do zrekompensowania pracownikom kosztów przebiegu?

Jaki jest najlepszy sposób zwrotu pracownikom kosztów przebiegu za jazdę służbową? Omówiłem to pytanie z Craig Powell, dyrektorem generalnym Motus, Motus zapewnia platformę zarządzania pojazdami i zwrotu kosztów, która zapewnia uczciwy i dokładny zwrot kosztów dla pracowników mobilnych.

Jakie są możliwości skonfigurowania systemu prowadzenia pojazdu w mojej firmie?

Pracownicy firmy stają się coraz bardziej mobilni, a coraz więcej pracowników codziennie podróżuje do pracy. W swojej firmie masz dwie alternatywy: program flotowy z samochodami firmowymi lub program zwrotu kosztów dla pracowników, którzy prowadzą własne samochody.

Program flotowy (samochody firmowe) jest atrakcyjną opcją dla pracodawców, którzy muszą zapewnić transport dla konkretnych funkcji, takich jak ciężarówki serwisowe, furgonetki, pojazdy dostawcze lub te z innymi wymaganiami sprzętowymi. Program flotowy daje Twojej firmie kontrolę i nadzór nad takimi rzeczami jak ubezpieczenie i utrzymanie pojazdów oraz możliwość wyboru cech pojazdu, które firma uzna za istotne. Obejmują one takie funkcje, jak branding firmowy, elementy bezpieczeństwa i telematyka, aby uzyskać 247 wgląd w to, gdzie znajdują się i są prowadzone ich pojazdy.

Program zwrotu kosztów dla pracowników, którzy prowadzą własne samochody jest wykorzystywany przez firmy, które nie wymagają specjalnych pojazdów lub ciężarówek dla swoich pracowników, takich jak firmy handlowe i usługowe. Zwrot kosztów zapewnia elastyczność i możliwość wyboru dla pracowników, wymaga mniej wewnętrznej administracji i nie wymaga ponoszenia kosztów z góry ani drenażu kapitału.

Co jest ważne przy podejmowaniu decyzji, z którego systemu korzystać?

Bez względu na model – flota czy zwrot kosztów – należy odpowiednio zrefundować pracownikom koszty związane z użytkowaniem ich pojazdów lub ponieść konsekwencje, takie jak kosztowne audyty IRS, czy też, co gorsza, pozwy zbiorowe.

W przypadku programu flotowego należy zadać sobie pytanie o główny cel programu – jako atut pracownika (korzyść) lub w celu zaspokojenia potrzeb transportowych swojej firmy. Jeśli Twoim głównym celem jest dostarczenie narzędzia biznesowego, powinno to umożliwić Ci zmniejszenie wydatków floty poprzez odzyskanie kosztów związanych z osobistym użytkowaniem pojazdów przez pracowników.

Dzięki programowi zwrotu kosztów można wybrać albo płaski zasiłek samochodowy, program centa za milę, albo standardową stawkę mil IRS, aby zrekompensować koszty poniesione przez pracowników. Ale wszystkie trzy z tych opcji może spowodować, że firmy stracą tysiące dolarów na pracownika każdego roku, ponieważ nie rozliczają się dokładnie z kosztów każdego kierowcy, takich jak zmienne ceny gazu i liczba przejechanych mil.

Czym jest FAVR i dlaczego jest najlepszą alternatywą dla zwrotu kosztów przebiegu?

FAVR jest procedurą dochodową IRS, która zwraca pracownikom zwolnionym z podatku koszty stałe i zmienne związane z prowadzeniem pojazdu dla przedsiębiorstw. Koszty stałe mogą obejmować ubezpieczenie, licencję i opłaty rejestracyjne, natomiast koszty zmienne obejmują paliwo i konserwację.

FAVR jest najdokładniejszym rozwiązaniem refundacyjnym, ponieważ zapewnia każdemu pracownikowi mobilnemu indywidualny zwrot kosztów w oparciu o lokalne koszty i przebiegi biznesowe danej osoby, które mogą się zmieniać z miesiąca na miesiąc. Jednak dokładne rejestrowanie wszystkich kosztów stałych i zmiennych może być skomplikowane w zarządzaniu – dlatego większość pracodawców nie korzysta z nich.

Wielu pracodawców zamiast tego decyduje się na prostsze, płaskie dodatki samochodowe jako podejście “jeden rozmiar dla wszystkich” (na przykład 500 dolarów miesięcznie na pracownika). Ale ta metoda nie uwzględnia faktu, że nie ma dwóch takich samych podróży służbowych, więc nie należy zwracać tej samej kwoty dwóm pracownikom. Zwrot kosztów programu w przeliczeniu na milę jest sprawiedliwszy, ale nadal nie jest dokładny.

Dlaczego standardowy przebieg IRS nie jest najlepszą alternatywą

Większość firm wykorzystuje wskaźnik przebiegu biznesowego IRS do obliczenia, co każdy pracownik powinien otrzymać z powrotem. Jednak stawka IRS nie jest wymaganą stawką zwrotu kosztów, ponieważ opiera się na średnich krajowych kosztach eksploatacji pojazdu w poprzednim roku.

Stawka IRS jest średnią kosztów w czasie z wykorzystaniem danych z poprzednich lat, a nie rzeczywistą stawką zwrotu kosztów. Pracownicy mogliby wydawać więcej na podróże niż otrzymywaliby zwrot kosztów lub mogliby otrzymać zawyżony zwrot kosztów, gdyby ceny gazu spadły – i nie dokonywano by żadnych korekt w tym, co im się płaci, ponieważ opierało się to na danych z ubiegłego roku.

Co większość firm robi źle, jeśli chodzi o płaskie dodatki samochodowe a zwrot kosztów?

Płaskie dodatki samochodowe nie są sprawiedliwe, jeśli chodzi o zwrot kosztów pracownikom mieszkającym w różnych miejscach. Na przykład, jeden pracownik może mieszkać na obszarze, gdzie ceny gazu są o 12 centów tańsze od cen w następnym mieście, w którym mieszka inny pracownik. Również stałe koszty podróży służbowych, takie jak cena składek na ubezpieczenie samochodu i podatków, różnią się znacznie w zależności od lokalizacji.

Różnią się również inne koszty prowadzenia pojazdu. Na przykład składki na ubezpieczenie samochodu różnią się znacznie w zależności od stanu, od 825 dolarów w Charlotte w Północnej Karolinie do 3.150 dolarów w Detroit w stanie Michigan. Podatki za te same $21,000 sedana kosztują $249 w Nevadzie, ale mogą kosztować nawet $1,689 w Rhode Island. Roczne koszty napraw nie są takie same w każdym stanie, również w New Jersey wynoszą średnio 393 USD, ale tylko 270 USD w Vermont. Płacenie tej samej stawki ryczałtowej pracownikom mieszkającym w różnych miejscach całkowicie ignoruje te różnice.

Ponieważ dodatki samochodowe traktowane są jak rekompensata, podlegają one opodatkowaniu zarówno pracodawcy, który płaci podatki FICA (Social Security and Medicare taxes), jak i pracownika, który płaci zarówno FICA, jak i podatki dochodowe. Oznacza to, że firma płaci kwotę ulgi samochodowej powiększoną o kwotę podatku FICA, podczas gdy pracownik zabiera do domu kwotę ulgi samochodowej, mniej podatków dochodowych i ich składki FICA. W wolnocłowym modelu zwrotu podatku, takim jak FAVR, pracownik “zabiera do domu” dokładnie taką kwotę, jaką pracodawca zwraca.

Jakie błędy popełniają firmy przy pobieraniu opłat za użytkowanie pojazdu flotowego na własny użytek?

Niektórzy pracodawcy zezwalają swoim pracownikom na korzystanie z firmowych pojazdów flotowych jako atutu w ich osobistym użytkowaniu podczas jazdy. Ale zdziwiłoby cię, jak wiele firm nie zdaje sobie sprawy z tego, jak wiele firm nie zdaje sobie sprawy z tego, że ten osobisty użytek jest opodatkowany przez pracownika. Firmy nie mają również dobrego sposobu obliczania kwoty, jaką każdy kierowca powinien zostać obciążony z tytułu tego świadczenia podlegającego opodatkowaniu.

Niektóre organizacje po prostu pobierają ryczałtową opłatę na pokrycie kosztów osobistego użytku wszystkich kierowców, niezależnie od tego, ile kilometrów przejechali. Może to okazać się dużą korzyścią pieniężną dla pracowników, którzy często używają pojazdów flotowych do użytku osobistego. Jednak pracownicy, którzy prowadzą pojazdy flotowe wyłącznie do użytku służbowego i przechowują swoje własne samochody do użytku osobistego poza warunkami pracy, mogą być niesprawiedliwie obciążeni wyższymi kosztami.

Co się stanie, jeśli firma nie zwróci dokładnie swoich pracowników?

Niezdolność do zwracania pracownikom kosztów związanych z prowadzeniem pojazdu w celach służbowych kosztuje wiele tysięcy dolarów rocznie (około 3 000 dolarów na pracownika rocznie, jak wylicza Motus). Jest to jednak nic w porównaniu z kosztami powództw zbiorowych. W ostatnich latach pracownicy z powodzeniem pozwali swoich pracodawców nawet o 7 milionów dolarów, aby zrekompensować niesprawiedliwe praktyki w zakresie zwrotu kosztów. W stanie Kalifornia, te procesy sądowe szybko stają się regułą, a nie wyjątkiem, ponieważ California Labor Code sekcja 2802 jest szczególnie surowa.

Kodeks kalifornijski gwarantuje, że “Pracodawca wypłaca pracownikowi odszkodowanie za wszelkie niezbędne wydatki lub straty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z wykonywaniem obowiązków służbowych”. Było to powszechnie interpretowane przez pracodawców jako ograniczające się do kosztów sprzętu lub narzędzi używanych w miejscu pracy, ale obecnie jest coraz częściej wykorzystywane w przypadkach zwrotu kosztów przebiegu (na przykład Radio Shack i Zabawki “R” Us).

Programy flotowe zawierają również własny zestaw wyzwań, jeśli chodzi o dokładne ładowanie pracowników do osobistego użytku tych pojazdów. Indywidualne użytkowanie pojazdów firmowych musi być odpowiednio udokumentowane, a pracownicy są obciążani z powrotem do użytku osobistego. Niedoszacowany przebieg osobowy naraża firmy na kosztowne audyty IRS i może kosztować firmę w przypadku nieudanego obciążenia zwrotnego.

Jakie są zasoby, które mogą pomóc mojej firmie?

Twoja firma może korzystać z tej samej technologii, dzięki której nowe cyfrowe miejsce pracy może śledzić wydatki związane z przebiegiem firmy. Oto kilka przykładów:

  • Inteligentne urządzenia wyposażone w GPS do zbierania i przechowywania informacji o podróżach służbowych pracowników
  • Aplikacje mobilne do automatyzacji śledzenia przebiegu pracowników i dokładnego rozliczania się każdego pracownika z jego firmy, dojazdów i osobistych mil.

Dzięki odpowiednim aplikacjom mobilnym i platformie programowej można wyeliminować ręczne zadania kierowców w celu zwiększenia produktywności, obniżenia kosztów i zapewnienia zgodności z IRS – a wszystko to przy jednoczesnym uzyskaniu wglądu w zachowania kierowców i efektywność pracowników mobilnych.

Like this post? Please share to your friends:
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: